Normativa General Fadja 2012

1. Dirección General
El Director Ejecutivo de 3A PRODUCCIONES, oficia como Director General de la Feria Andina de Juegos de Azar, FADJA. En el ejercicio de sus funciones, el Director General aplicará estas normas para los contratos o convenios celebrados con los participantes, en casos especiales o en los que se presenten vacíos que necesiten aplicar los criterios contemplados en reglamentos feriales internacionales o el mejor juicio; preservando los objetivos del evento y demás reglas aplicables. Adicionalmente existirá un Comité Consultor del evento, del cual formará parte el Director General de 3A PRODUCCIONES y dos expositores fundadores, siendo la máxima autoridad del evento ferial en todo lo atinente a la organización administrativa y técnica.

2. Sujeción
Se someten las presentes normas todos los participantes (expositores y visitantes) del evento ferial anual.

3. Quejas y Reclamos
La formulación de quejas o diferencias que llegasen a presentarse, serán atendidas y resueltas por el Director General, con carácter definitivo y contra ellas no procede recurso alguno.

4. Expositores
En este evento ferial existen condiciones que avalan las entidades o personas que pueden participar en él. 3A PRODUCCIONES se reserva el derecho de definir la participación de una empresa, entidad o persona en la feria, y se abstiene de dar explicación o justificación acerca de dicha decisión. 3A PRODUCCIONES no tendrá responsabilidad o participación de ninguna índole por reclamaciones o discusiones manifestadas entre los solicitantes o expositores con relación a la existencia a su favor de derechos de exclusividad o de cualquier otra índole. Estas discusiones deberán ser tratadas por las autoridades competentes.

5. Condiciones para participantes
Las personas, empresas o entidades que deseen participar como expositores en la feria, deberán diligenciar obligatoriamente el formato de reserva de stand y completar todos los requisitos exigidos en el mismo, enviándolos a 3A PRODUCCIONES, dentro de los términos establecidos en la propuesta escrita o contacto vía correo electrónico. La solicitud de participación es individual e intransferible, en este caso únicamente la compañía que diligencia inicialmente el formato de reserva será tenida en cuenta como expositor. En el formato de reserva se deberá indicar el nombre de la persona con la información comercial que tiene la responsabilidad legal en la participación. El formato de reserva para la participación en el evento es inmodificable.

3A PRODUCCIONES, decidirá su aceptación o no, sin que ello le genere obligación de dar explicación o justificación alguna. En caso de que sea aprobada la solicitud de participación, se le enviarán el contrato y la factura y se le solicitarán los demás documentos que se requieran para tal caso. La no remisión de los documentos o información solicitada en el tiempo indicado, será motivo para que 3A PRODUCCIONES, sin explicación, devolución o indemnización, adjudique el espacio requerido a otro participante. La inexactitud de la información requerida para la participación en la feria y el no cumplimiento de la obligaciones contractuales reglamentarias, serán razón para que el organizador de por terminado el convenio o contrato y la participación del expositor en FADJA.

6. Obligaciones y Derechos
3A PRODUCCIONES deberá cumplir con las obligaciones adquiridas durante la negociación, solicitud de contrato o convenio, manual de expositores y la presente normativa, así como todas las que se deriven de la organización.

3A PRODUCCIONES se mantendrá al margen de la fabricación, distribución, representación de equipos para bingos y casinos, al mismo tiempo en la operación de equipos o juegos de azar en Colombia o la Región Andina.

Las fotografías y videos tomados por la organización durante el montaje, feria y desmontaje, utilizados para publicidad del mismo evento, son de propiedad exclusiva de 3A PRODUCCIONES, y está prohibida su reproducción total o parcial, así cómo la libertad de ser publicadas en las piezas de comunicaciones de promoción del evento, sin que haya lugar a demandas por apropiación de imagen o derechos de autor. Las bases de datos de asistentes o público visitante son de propiedad exclusiva de 3A PRODUCCIONES.

7. Prohibiciones
Está prohibido adjudicar a terceras personas el espacio arrendado, subarrendar o permitir su uso para actividades no relacionadas en los formatos de participación. Igualmente se prohíbe: ingresar, vender, obsequiar o exhibir productos no indicados en el formato de reserva; realizar cualquier tipo de actividad que atente contra la realización normal del evento, distribuyendo propaganda religiosa o política, desnudos y/o fotos indecentes con contenido sexual; distribuir cualquier tipo de material publicitario que la Dirección General considere inapropiado; distribuir cualquier tipo de material publicitario o muestras fuera del área asignada; ingresar materiales inflamables, fulminantes, explosivos y todo aquello que la Dirección considere peligroso, dañino, o inconveniente; realizar actividades o actos que causen deterioro a las instalaciones del sitio de realización del la feria y realizar prácticas que constituyan propaganda o competencia desleales; realizar exhibiciones o demostraciones escandalosas o cualquier tipo de ruido inadecuado para la tranquilidad de los expositores y visitantes; instalar material publicitario u objetos fuera del área asignada; ingresar bebidas alcohólicas al pabellón de exhibición, ya que los derechos de comercialización de licores es propiedad exclusiva de la empresa CAFÉ EXPRESS.

8. Sanciones
En caso de incumplimiento de cualquiera de las condiciones y normas aquí descritas, 3A PRODUCCIONES, será la única entidad competente para imponer las sanciones originadas por la infracción de este documento y del convenio o contrato de alquiler firmado para la participación en el evento.

9. Tarifas
Las tarifas para la participación en FADJA, serán las promocionadas para el evento en la pagina web www.fadja.com, debidamente conocidas por el participante y convenidas en el contrato de alquiler de áreas.

Los precios aceptados en el contrato están sujetos a cambio sin previo aviso, según aspectos relacionados a la paridad cambiaria, la inflación, tasas impositivas, reformas tributarias o situación política y de orden público en el país o cualquier otra consideración de fuerza mayor que estime el propietario de Corferias, en este caso la Dirección General y la Cámara de Comercio de Bogotá. En la eventualidad de que la Feria sea pospuesta por los motivos anteriormente mencionados, se cobrarán los precios vigentes para la fecha en que se realice el mismo, no los precios establecidos en la cotización inicial. No está considerada la garantía de los precios aún existiendo el prepago del 90% del total estimado de la cotización.

El contrato no tendrá efecto en caso de que las operaciones normales de Corferias o el lugar donde se lleve a cabo la feria FADJA y sus eventos alternos de mercadeo (Ruedas de Negocios), se vean afectadas por situaciones de índole política, huelgas, disputas laborales o acciones y/o causas naturales fuera de control. En caso de que lo anterior ocurra, los eventos podrán ser pospuestos según la disponibilidad de espacio o salones.

En el momento en que la feria no se pueda realizar definitivamente por caso fortuito o fuerza mayor, como eventos destructivos de orden natural, terrorismo, incendio o similares, el organizador no se obliga a devolver las tarifas pagadas.

10. Forma de pago
Sin el pago oportuno y completo, 3A PRODUCCIONES no garantiza la participación del expositor en FADJA, y el área asignada puede ser entregada a otro participante sin que ello de derecho a indemnización alguna.

11. Adjudicación de las áreas de exhibición
La adjudicación de las áreas de exhibición tendrá lugar en la zona y lugar que la Dirección General haya definido de acuerdo a los documentos de solicitud de participación. No obstante; la Dirección General se reserva el derecho de reubicar al participante en cualquier otra zona si lo fuere necesario, teniendo en cuenta la extensión del área asignada. En este caso no será excusa del expositor eludir su responsabilidad y cumplimiento total de las obligaciones y no habrá razón para ningún tipo de indemnización o sanción. Al expositor se le adjudicará el área de exhibición el día convenido en el manual de expositores de la feria, todo esto siempre y cuando haya cumplido con todos los requisitos y cancelado el total del valor establecido. En caso contrario, se podrá entregar a un tercero el área, y no habrá razón a reclamos ni indemnizaciones.

12. Cláusula Penal
Las sumas ya canceladas hasta ese día, se considerarán como cláusula penal por incumplimiento.

13. Obligatoriedad de Aseguramiento
Las áreas tomadas en arrendamiento y los productos a exhibir, deberán ser asegurados obligatoriamente por el expositor y se deben constituir pólizas contra riesgo de robo, incendio, sustracción, terremoto, terrorismo, etc., asumiendo los costos y es requisito indispensable para poder participar en la exhibición.

14. Montaje y decoración de las áreas de exhibición
Todo lo relacionado con el montaje y decoración de las áreas de exhibición debe ser sometido a los parámetros del Reglamento Interno para expositores FADJA 2012 y se deberá ajustar por completo a las pautas que para la feria se hayan implementado. Está prohibido sostener o colgar cualquier tipo de objetos de las estructuras del sitio de la feria o sobre las decoraciones de los otros participantes. El montaje de las áreas de exhibición deberá estar terminado 12 horas antes de la inauguración de la feria. Después de ese momento no se permitirá ningún tipo de elementos de decoración, montaje o trabajadores. El transporte o traslados de materiales o equipos solo se podrán realizar en las horas que previamente la Dirección General haya determinado; lo que implica que, por ningún motivo, se podrán hacer en horarios de exhibición.

15. Instalaciones y Servicios adicionales
El expositor declara conocer y acepta íntegramente la ubicación de sus instalaciones y en qué condiciones tiene acceso a éstas para el evento ferial, así como los servicios básicos incluidos dentro del contrato de arriendo y demás documentos que rigen su participación. De igual manera, conoce y acepta las normas sobre servicios adicionales, condiciones disponibles y costo de los mismos. Las reglas sobre mejoras y construcciones son plenamente conocidas por el expositor y aceptadas en su integridad. Todas las reglas antes mencionadas están contenidas en la oferta efectuada por FADJA, con motivo del evento ferial y han sido plasmadas en el respectivo contrato de arrendamiento individualmente celebrado con cada expositor.

16. Escarapelas o credenciales de identificación
3A PRODUCCIONES, entregará a los expositores las escarapelas personales e intransferibles de identificación para permitir el ingreso al recinto ferial y los distintos privilegios a que tienen derecho (Una puerta exterior exclusivamente para su acceso). Los expositores serán los únicos responsables de la mala utilización de las identificaciones, como engaños, fraudes y/o enmendaduras tanto de ellos como de sus empleados. Por lo anterior aquí suscrito, el expositor entregará a 3A PRODUCCIONES la lista de personas a que tiene derecho en proporción al tamaño de su área y de acuerdo al reglamento. Cualquier uso indebido por parte del expositor o de sus empleados será motivo de expulsión por parte de 3A PRODUCCIONES de manera inmediata, sin indemnización, y la aplicación, como pena del incumplimiento, de las sumas ya pagadas.

Los expositores y el personal de montaje están obligados a portar en un lugar visible la correspondiente escarapela que la Organización le asigne.

17. Organismos gubernamentales de Control
Las leyes nacionales que rigen el sector de los juegos de azar (Ley 643 de 2001) y decretos reglamentarios, serán aplicados por el Gobierno Nacional, a través de la Empresa Territorial para la Salud ETESA y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN. 3A PRODUCCIONES se compromete a facilitar a los expositores una Zona Franca Permanente especializada para efectos de mercadeo de sus productos en Colombia (3 meses).

Corferias no presenta costos adicionales por bodegaje en la Zona Franca Permanente, por lo tanto no serán cobrados a los expositores internacionales y la organización se compromete a mantenerlo así, hasta que las condiciones del recinto ferial lo permitan. Los expositores deberán facilitar todos los requerimientos de las autoridades competentes, a que hubiere lugar en el transcurso del evento.

La Dirección General de 3A PRODUCCIONES, cumple con los requisitos de presentación de formularios SIPLA (Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos) y no descarta la intervención ocasional de las autoridades locales y los organismos gubernamentales de control y vigilancia, que podrán solicitar al expositor, información adicional de sus actividades comerciales en la industria de los juegos de azar en Colombia, durante la exhibición.

La venta de productos al detal, en el marco de la feria FADJA, se encuentran prohibidas por la Dirección General de Corferias y 3A PRODUCCIONES, dadas las condiciones estipuladas por la Dirección Nacional de Impuestos Nacionales, DIAN, en la contratación del recinto ferial. Las empresas que no cumplan esta norma podrán ser requeridas por la autoridad competente, en este caso la DIAN y cancelada su participación en el evento, sin que hubiere lugar a devoluciones de dinero por parte del organizador.

18. Restricciones
Está totalmente prohibida la reproducción parcial o total del logo, nombre o imagen corporativa de la Feria Andina de Juegos de Azar, FADJA, sin previa autorización y utilización del manual diseñado para su aplicación.

La organización dispondrá la vigilancia necesaria pero es responsabilidad de cada uno de los expositores, cuidar el área interna del stand, para lo cual deberán contratar al menos una persona para seguridad interna, en los espacios más grandes de la feria. 3A PRODUCCIONES se reserva el derecho de admisión de dos o más marcas con diferente representante legal en un mismo stand. Solo se admitirá la publicidad e imagen de la empresa que contrata el espacio y las marcas o productos registrados previamente en la guía de expositores anual. Las empresas que permitan la utilización de sus espacios, serán sancionadas con un año de suspensión en el arrendamiento de espacios y la pérdida de la ubicación y los descuentos especiales por pago anticipado.

El horario de la feria para el público visitante los días miércoles y jueves, es desde las 13:00 hasta las 20:00 horas. El desmontaje de stand y retiros de mercancías, están permitidos a partir del día viernes a las 8 a.m. y hasta las 8 p.m. La operación logística de la feria no permite la salida o desmontaje de stand antes de la hora fijada para la clausura. Los expositores que requieran de tiempos adicionales para montajes especiales en los pabellones de Corferias, deberán dirigirse directamente al Departamento Técnico de Corferias, Sra. Andrea Sarnari, Teléfono (+571) 3810030, E-mail: asarnari@corferias.com, quien es la Directora encargada de aprobar y cotizar los montajes adicionales para expositores.

19. Vigencia y extensión de esta normativa
Las normas contempladas en el presente reglamento, rigen para el evento ferial FADJA 2012 organizados por 3A PRODUCCIONES, bajo la marca FADJA.

En la medida que el reglamento interno de Corferias, presente modificaciones, estás serán transmitidas al presente documento.

20. Información
3A PRODUCCIONES, ha establecido un punto fijo en el pabellón y un sistema de información virtual en sus oficinas dentro del Gran Salón de Corferias, que contiene todo lo relacionado con los datos de los expositores, sus equipos, productos, servicios y las actividades o eventos a celebrarse en el transcurso de la feria; con el fin de que exista un normal desarrollo en los contactos comerciales para compradores y vendedores. Todos los datos de los expositores y visitantes son propiedad única de 3A PRODUCCIONES, y su uso se hará con absoluta responsabilidad y discreción.

21. Modificaciones a esta normativa
3A PRODUCCIONES, si así lo considera, se reserva el derecho de cambiar o modificar esta normativa en cualquiera de sus puntos o expedir términos y condiciones especiales que no estén nombrados en este documento. El expositor acata, desde ahora, dichas modificaciones especiales.